Archiwum dokumentów elektronicznych i obieg informacji

Przetwarzanie dokumentów jest elementem towarzyszącym funkcjonowaniu organizacji. Dostęp do nich, ze względu na rozproszone źródła przechowywania wersji papierowej, jest często utrudniony.

Wdrażamy rozwiązania umożliwiające organizacjom dowolnej wielkości na archiwizowanie, zarządzanie, przetwarzanie oraz dystrybuowanie informacji i dokumentów w formie elektronicznej.

Jedno spójne źródło informacji i praca zawsze z aktualną wersją dokumentu minimalizuje błędy w komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami. Informacja o fizycznym miejscu przechowywania pliku opisująca wersję elektroniczną daje możliwość odwołania się do wersji papierowej. Dostęp do dokumentów z każdego miejsca i w dowolnym czasie z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej skraca czas związany z wyszukiwaniem dokumentów papierowych i wpływa pozytywnie na jakość pracy.

Zarządzanie treścią i dokumentami w postaci elektronicznej to:

Rejestracja dokumentów

  • Rejestracja automatyczna (przechwytywanie dokumentów z różnych źródeł) lub ręczna (przez użytkownika biznesowego);
  • Rejestracja dokumentów niezależnie od formatu ich zapisu;
  • Mechanizmy indeksowania (automatyczne/ ręczne);
  • Konwersja (zmiana formatu) dokumentów (rendycja);
  • Masowe skanowanie i import dokumentów;
  • Rozpoznawanie tekstu z dokumentów (OCR w oparciu o szablony/ OCR samouczący się);
  • Automatyczna klasyfikacja dokumentów np.: w oparciu o kody kreskowe czy słowa kluczowe;

Przechowywanie

  • Kategoryzacja wg określonych grup (np.: faktury/ umowy/ HR);
  • Zarządzanie wersjami dokumentów;
  • Zabezpieczenie dostępu do dokumentów, wprowadzenie zdefiniowanego modułu uprawnień dla użytkowników;
  • Monitorowanie aktywności użytkowników, historii przetwarzania dokumentu;

Wyszukiwanie i raportowanie

  • Wyszukiwanie dokumentów zarówno po atrybutach jak i treści;
  • Mechanizm zapisu kryteriów wyszukiwania;
  • Eksport wyników wyszukiwania;

Integracja

  • Różna forma integracji od plików płaskich do WebServisów;
  • Dwukierunkowa integracja z systemami źródłowymi;
  • Integracja z serwerami e-mail/fax;
  • Integracja z AD/ LDAP;

Nasze doświadczenie projektowe pokazuje, że początkowa nieufność w stosunku do digitalizacji dokumentów podyktowana przyzwyczajeniami jest wyeliminowana poprzez odczuwalne korzyści, w szczególności w zakresie ograniczenia pracy z dokumentem papierowym. Elektroniczna archiwizacja oraz szeroki wachlarz parametrów wyszukiwania dokumentów zapewniają szybki i sprawny dostęp nie tylko do dokumentu głównego, ale także wszelkich innych dokumentów powiązanych. Wzrost ergonomii pracy często przyśpieszał start kolejnych projektów obejmujących nowe typy dokumentów. Wdrażane przez nas rozwiązania sukcesywnie wykorzystywane były przez coraz większą część organizacji aż do aktywnego korzystania z systemu przez wszystkich jej pracowników.

Wdrażamy rozwiązania biznesowe, własne i renomowanych producentów, dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów i konkretnych projektów biznesowych. Realizujemy projekt od fazy analizy przedwdrożeniowej, przez projektowanie i implementacje, szkolenia do świadczenia usług serwisu powdrożeniowego.