Zarządzanie treścią i dokumentami
Platforma wspierająca elektroniczny obieg dokumentów
Każdy dokument w wersji papierowej, w ramach procesu biznesowego przekazywany jest w organizacji do kolejnych departamentów i osób. Podczas całego procesu narażony jest na zniszczenie bądź zagubienie. W celu uniknięcia takich zdarzeń powstały systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które przechowują dokumenty w wersji elektronicznej i umożliwiają oraz monitorują ich przekazywanie na kolejne etapy bez względu na fizyczną lokalizację dokumentu i użytkownika.
Nasz system Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) to nowoczesna platforma, która pozwala organizacjom dowolnej wielkości na spójne oraz skuteczne archiwizowanie, zarządzanie oraz dystrybuowanie dokumentów w formie elektronicznej.
Rozwiązanie zapewni także pełne bezpieczeństwo archiwizowanych dokumentów poprzez szyfrowaną transmisję danych zarówno w trakcie zapisywania jak i odczytu dokumentów oraz możliwość przechowywania dokumentów w postaci zaszyfrowanej.
Ważny element wdrażanych rozwiązań stanowi rozbudowany mechanizm workflow, który usprawni pracę nad dokumentami i pozwoli na grupową pracę nad dokumentami. Rozwiązanie bazuje na uniwersalnej funkcjonalności pozwalającej na iteracyjną automatyzację procesów biznesowych. Przejście przez poszczególne etapy procesu definiowane może być przez szczegółowe reguły treści. Fakt ten sprzyja elastyczności budowy struktury repozytorium oraz precyzyjnemu określeniu przepływu informacji i dokumentów w firmie.
Do czego służy EOD?
- Przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, uporządkowanych w elastycznej i wielopoziomowej strukturze kolekcji
- Archiwizacja i dostęp do dokumentów zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów możliwe zarówno po metadanych opisujących dokument, jak i słowach kluczowych oraz po treści dokumentów
- Możliwość precyzyjnego określenia odpowiedzialności pracowników oraz kontroli poprawności wykonywanych zadań
- Praca nad dokumentem przez wiele osób w tym samym czasie bez konieczności fizycznego przekazywania kolejnych wersji
- Monitoring wprowadzonych w dokumentach zmian oraz wykonanej nad nimi pracy
- Scentralizowanie działań i procesów biznesowych w organizacji
Potrzeby biznesowe
- Efektywne i zintegrowane zarządzanie treścią i procesami biznesowymi przy olbrzymim wzroście danych i dokumentów
- Centralizacja archiwum dokumentów i szybki dostęp do treści
- Raportowanie działań w organizacji celem ich późniejszej analizy oraz optymalizacji pracy
- Kontrola terminów i przypominanie pracownikom o zadaniach do wykonania oraz informowanie o biegu życia dokumentu
- Dostęp do treści niezależnie od fizycznej lokalizacji użytkownika i dokumentu
- Spójne źródło informacji i praca z zawsze aktualną wersją dokumentu
- Zabezpieczenie dostępu do dokumentów tylko dla określonej grupy pracowników
- Bezpieczeństwo przechowywania i kontrola nad dokumentami
Procesy, które wdrażamy
Kluczowe funkcjonalności
Składowanie
Gromadzenie i przechowywanie dokumentów z możliwością kategoryzacji według określonych grup w centralnym elektronicznym repozytorium
Indeksowanie
Możliwe wyszukiwanie szybkie po słowach kluczowych dokumentu, wyszukiwanie po wszystkich atrybutach dokumentu, ale również wyszukiwanie po treści
Przetwarzanie dokumentów
Rozbudowany mechanizm workflow, umożliwiający automatyzację procesów biznesowych oraz możliwość nadawania statusów w ramach procesu akceptacji lub walidacji dokumentu
Procesy Ad-hoc
Możliwość przypisywania zadań dodatkowych do innych użytkowników lub do siebie, co ułatwia współpracę oraz umożliwia optymalizację zadań pracowników
Komentarze
Rozbudowany system komentarzy zapewnia szerokie możliwości współpracy i skrócenie czasu zapoznawania się ze zmianami po dodaniu nowej wersji dokumentu
Edycja dokumentów
Możliwość edycji i podglądu dokumentów bezpośrednio z poziomu systemu, bez konieczności ich pobierania
Notyfikacje
Bieżące informowanie użytkowników o oczekujących zadaniach do wykonania w procesie obiegu dokumentów lub zmianach w zakresie samego dokumentu
Organizacja pracy
Dostępność kalendarza wraz z możliwością dodawania wydarzeń umożliwia użytkownikom planowanie i organizację pracy
Integracja
Możliwość integracji systemu z wewnętrznymi systemami organizacji, MS Office oraz z pocztą elektroniczną
Relacje
Łączenie dokumentów powiązanych ze sobą wraz z możliwością bezpośredniego przejścia do dokumentu powiązanego
Kontrola dostępu
Dostęp do dokumentów zdefiniowany jest poprzez rozbudowany moduł uprawnień co zapewnia bezpieczeństwo przechowywanym treściom
Elastyczność
Wszystkie elementy systemu są możliwe do modyfikacji w celu pełnego dostosowania ich do potrzeb i wymagań organizacji, a także istnieje możliwość dodawania nowych funkcjonalności
Korzyści biznesowe
- Realizacja zadań związanych z dokumentami niezależnie od fizycznej lokalizacji dokumentu i użytkownika
- Jedno spójne źródło informacji z możliwością szybkiego dostępu do treści w każdej chwili
- Zabezpieczenie przed zniszczeniem oryginału poprzez pracę z dokumentem papierowym wyłącznie na etapie skanowania
- Monitorowanie procesów biznesowych oraz kontrola cyklu życia dokumentów
- Redukcja kosztów administracyjnych poprzez automatyzację manualnych czynności
- Wzrost ergonomii pracy poprzez centralizację niezbędnych do pracy treści oraz większą przejrzystość procesów biznesowych
- Wyeliminowanie opóźnień dzięki zastosowaniu mechanizmu powiadomień o przypisanych zadaniach
- Redukcja błędów dzięki systemowej logice oraz zastosowaniu reguł kontrolnych
- Ograniczenie wykorzystania papieru poprzez zastosowanie elektronicznej formy tworzenia, przechowywania oraz obiegu dokumentów
- Optymalizacja kosztów wdrożenia rozwiązania ze względu na wykorzystanie narzędzi Open Source